記録した「目的」はどうなるの？
前回までの記事で
「目的」を記録することの大切さ
記録を続ける具体的方法を紹介しました
ご自身にあった方法を実践し
目的を記録することができたとします
今回は
「記録した目的はその後どうなるの？」
という疑問に答えていきます
「目的」が勘定科目を選ぶ
記録された目的は
freeeの「自動登録ルール」で活躍します
「自動登録ルール」とは
会計ソフトのfreeeが
取引内容列に含まれる「キーワード」を読み取り
勘定科目などを自動で選ぶ仕組みです
つまり
「目的」を「キーワード」にして
「自動登録ルール」を動かすのです
この仕組みによって
お客様や税理士が意図した通りの処理を
高速かつ正確に処理することができます
例えば
キーワード「 ★ 目的 食材仕入」
・勘定科目：仕入高
・消費税区分：課対仕入 軽減税率8%
と処理されるようにルールを作ります
飲食店で
大量の食材仕入れがあっても
このルールが登録されていれば
あっという間に会計処理が完了します
「目的」を記録するだけで
勘定科目選びという
慣れない翻訳作業から解放されます
「目的」が経営分析に役立つ
「目的」は勘定科目や消費税区分だけでなく
経営分析を行うために必要な
「メモタグ」選びでも活躍します
例えば
キーワード
「 ★ 目的 採用関連費 広告」
・勘定科目：広告宣伝費
・消費税区分：課対仕入 10%
・メモタグ：採用関連費
キーワード
「 ★ 採用関連費 研修」
・勘定科目：研修費
・消費税区分：課対仕入 10%
・メモタグ：採用関連費
といったように勘定科目を分けつつ
同じメモタグで登録することもできます
このようにルールを設定することで
勘定科目が広告宣伝費でも研修費でも
メモタグ「採用関連費」で絞り込めば
「採用にいくら使ったのか？」
といった疑問が浮かんだ場合でも
すぐに調べることができます
「目的」が記録されていれば
費用対効果の検証もしやすくなります
取引内容列に「目的」が並ぶ
実際のfreeeの取引内容列には
このようなキーワードが並びます
取引内容列を見ると
目的以外にも
支払先や金額
インボイスの有無など
様々な情報が並んでいます
「これ全部手入力するの？？」
いえ、そんなことはありませんので
ご安心ください
「目的」を知っているのは誰か？
目的以外の情報は
AIの力を使って処理します
支払先
金額
消費税率
インボイスの有無
など
これらはレシートを見れば
客観的に読み取れる情報です
レシートから読み取れる情報は
AIを使って読み取らせます
AIが読み取った情報と
お客様が伝えた「目的」を
文字列としてくっつけるのです
※技術的な詳細は割愛します
「目的だけ教えてください」
とお伝えしている理由は
「なぜその支払いをしたのか？」という
人間の意図だけは
レシートからは読み取れないからです
この意図については
実際にお金を支払った
お客様にしか分からない情報です
機械に任せられることは任せる
人にしかできないことは人がやる
得意なことは得意な人が行う
とはこういうことなのです
インボイス対応も効率化できる
取引内容列に
「インボイスの有無」という情報があると
次のような処理が自動化されます
※インボイス番号の有無は
レシートからAIが読み取ります
例えば
キーワード
「★ インボイスあり ★ 目的 食材仕入」
適格請求書：✓
勘定科目：仕入高
消費税区分：課対仕入 軽減税率8%
キーワード
「★ インボイスなし ★ 目的 食材仕入」
適格請求書：チェックなし
勘定科目：仕入高
消費税区分：課対仕入 軽減税率8%
インボイスの有無をキーワードに含めれば
適格請求書へのチェックが
自動で行われます
インボイスチェックが避けられない
消費税の計算方法が原則課税の方でも
効率的にインボイスに対応できるのです
「インボイス対応困っていませんか？」
「目的」は税務調査官の信頼を得る
「目的」が記録された帳簿は
税務調査でも活躍します
先程の「目的」が記録された取引内容列を
税務調査官が見たとき
どんな印象を持たれるでしょうか？
調査官も人間です
この会社はきちんと経理ができている
余計なツッコミどころがないな
と思われ
調査を早く終えたくなるのではないでしょうか？
結果として
調査がスムーズに終わる可能性が高まります
一方で
目的が書かれていない場合は
この会社の経理はいい加減だな
何かミスや隠し事があるはずだ
徹底的に調べよう
という心理が働きやすくなります
「目的を記録しないことによる弊害」
「目的」は税務調査官の行動すら
変えてしまうのです
まとめ
ここで改めて
全体像を整理してみます
①AIがレシートから客観情報を読み取る
②お客様が目的を伝える
③取引内容列にキーワード
（客観情報 + 目的）
が反映される
④自動登録ルールが動く
勘定科目
消費税区分
インボイスの有無
メモタグ
が自動で登録される
結果として
税務調査に安心して臨むことができ
数字を経営分析に活かせるのです
次回は
多くの方が陥りがちな
自動登録ルール設定の罠
についてお話します
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