自動登録ルール設定の罠
前回記事
「目的がfreeeを動かす」
では
取引内容列の「キーワード」（目的）
が自動登録ルールを動かす
勘定科目
消費税区分
インボイスの有無
メモタグ
これらが自動で決まる仕組みについて
お話しました
今回は
多くの方が陥る
自動登録ルール設定の罠
についてお話します
よくあるルール設定の方法
自動登録ルールの設定は
支払先の名前をキーワードにする
「支払先ベース」が主流です
例えば
事務所の家賃などで
毎月同じ支払先に同じ金額を払い
勘定科目も同じになる取引
こういったケースでは
「支払先ベース」のルールは便利です
毎月の繰り返し処理を
手間なくミスなく行えるからです
ただし
支払先が同じでも
目的が変わる取引がある場合は
そう単純にはいきません
「支払先ベース」の問題点
では
「支払先ベース」のルール設定には
どんなデメリットがあるのか
実際にあった事例を紹介します
①ルールが増殖する
支払先ごとにルールを作ると
ルールの数が膨大になります
新しい支払先が出てくるたびに
自動登録ルールを増やし続けた結果
ルールの数が300を超えてしまった
というお客様がいました
しかも作った本人が
「なんだっけこのルール？」
という状態になっていたのです
自動化して効率化しようとした結果
ルールの管理やメンテナンスといった
新たな作業が生まれてしまったのです
これでは本末転倒です
②同じ支払先でも目的が違う
例えばAmazonへの支払いが
消耗品のこともあれば
取引先への贈答品のこともあれば
プライベートな買い物のこともある
「Amazon」というキーワードだけでは
どの勘定科目にすべきか
どの支払いが経費になるのか
判断することができません
「目的ベース」が優れている理由
つながる会計では
自動登録ルールを設定する際は
主に「目的」をキーワードに設定します
※「支払先ベース」のルールは
事務所の家賃など
この支払先への支払は必ず「地代家賃」になる
といった定型取引に限定しています
例えば
キーワード「消耗品」
勘定科目：消耗品費
消費税区分：課対仕入10%
このルールが1つあれば
支払先がAmazonでもダイソーでも
同じ処理が行われます
自動登録ルールを
「目的ベース」で設定すれば
・ルールの数が増えすぎない
・ルール外の取引の手修正が減る
といった状態になるのです
「目的ベース」のルールの作り方
「目的ベース」のメリットは分かった
でも実際にどうやって
取引内容列に目的を入れるの？
こう思われた方もいるかもしれません
実は
ある工夫をしないと
取引内容列に「目的」は入りません
これについては
技術的な細かい話をする必要があり
話し出すと長くなってしまいます
詳しい仕組みについては
ご相談をいただいた方にだけ
直接お話しするようにしています
まとめ
自動登録ルールは
最初にどう設定するかで
その後の効率が大きく変わります
「目的ベース」のルール設定が
うまく機能するようになったとき
会計は単なる義務や
面倒な作業ではなくなります
なぜその支出をしたのか？
過去にどんな経営判断をしたのか？
費用対効果はどうなったのか？
それらが帳簿の中に
記録として蓄積されていく
つまり
会計が経営の羅針盤になるのです
次回はこのシリーズの最終回として
つながる会計が目指す
「会計の本質」
についてお話しします
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