悪気なくやりがちなミス
税理士として
多くの方の会計入力を見てきました
その中で
毎年かなりの確率で見かけるのが
「経費の二重入力」です
しかも
ほとんどの方が悪気なく
行ってしまうのです
なぜこんなにも多くの方が
同じ状況に陥ってしまうのか？
今回はその理由と対策についてお話します
紙の領収書はすべて現金払いか？
経費の二重入力は
「紙の領収書は現金払い」
という強い思い込みが原因です
具体例を挙げると
①コンビニで備品を購入
クレジットカードで支払い
その場で領収書をもらう
②後日、手元にある領収書を見て
現金払いと思い込み
現金払いの経費として会計ソフトに入力
③カード利用明細を確認し
同じ経費をもう一度入力
結果
②と③の過程で経費が二重に入力されてしまう
というケースです
カード払いの領収書と
カード利用明細の二重入力
これは本当に
よくあるケースです
放置するとどうなるか？
経費を二重で入力すると
経費が実際より大きくなり
利益が実際より小さくなる
結果として
納める税金が本来よりも少なくなります
脱税の意思はなくても
税務調査で指摘されれば
・過少申告加算税
・延滞税
といった余計な負担が生じます
それ以上に問題なのは
本当の利益が分からなくなること
利益が正しく見えなければ
経営判断を誤ってしまいます
二重入力を防ぐ対策
一番確実なのは
現金払いの領収書と
カード払いの領収書を分けて保管し
カード払いの領収書は入力しない
というルールを徹底することです
もしすでに入力してしまっていた場合は
会計ソフトの機能などを使い
二重入力がないか確認しましょう
例えば、会計ソフトのfreee には
「重複チェック」
という機能があります
このように日付と金額が同じ経費を一覧表示し
「これ重複していませんか？」
と確認を促してくれます
このような仕組みを取り入れるだけで
かなり二重入力を防げます
カード払いの領収書は捨てないこと
ここまで読んでくれた方の中には
じゃあ最初から
二重入力がおきないように
カード払いの領収書は捨てたらいいのでは？
と思われた方もいるかもしれません
それは絶対にやめましょう
カード利用明細だけでは
どこでお金を使ったか
くらいしか記録が残らないからです
税務調査では
どこで買ったのかだけでなく
・何を買ったのか？
・どんな目的で買ったのか？
を聞かれ、それに答える必要があります
そういった事実を説明できる資料は
やはり領収書です
カード払いの領収書は
現金払いの領収書とは分ける
そして入力せずに保管だけしておく
これが正しい運用です
まとめ
確定申告書を提出する前に
同じ日付で、同じ金額で、同じ支払先
への支払が二重に入力されていないか？
といった視点で
入力データを確認してみてください
その一手間を惜しまないことで
余計な支出や心配事がなくなります
自分ではチェックの仕方が分からない
ちゃんとチェックできるか不安
と思われた方は
税理士に相談してみましょう
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